BBQの内省を通じてLet’s PDCA体験!


7月の定例会にて、エクササイズ「BBQの内省を通じてPDCA体験」を実施しました!
今回はデータサイエンスの記事でもおなじみ、入社二年目のtakumiさんが企画し、実現しました。

アイエスエイプランが大切にしていること

PDCAサイクル

アイエスエイプランでは、重要であると考える共通の価値観を「大切にしていること」として5つ定義しています。
そのうちの一つに「学び続ける」ということがあります。

学び続けるとは、経験し、反省して、改善案を考え、実践することです。
知識を付けるだけでは、ビジネスに太刀打ちできません。

このようにPDCAを繰り返して仕事をしていくことは、能力の向上につながります。

ということで、今回はそのPDCAを体験するエクササイズを実施しました。

エクササイズを通しての目標

説明をするtakumiさん

今回の目標は、以下のようにtakumiさんが設定してくれました。

「BBQ」について考えることを通して、PDCAを体験し、日常業務に活かせるようにする

BBQを内省の材料にした理由としては、
多くの社員が参加したBBQは社員間で共通の認識になっており、個々の意見を持ち寄ることでチームごとの話し合いが活発になるためです。

各改善ポイントにおける、現状の課題と対策を考えよう!

3つの改善ポイント

アイエスエイプランのBBQの目的は「より多くの人に会社や社員について知ってもらう」ことであるため、現状の改善ポイントを3点に設定しました。

①満足度をあげる当日運営
→社員やその家族、BPさん等、
 どうしたら各クライアントの満足度があがるのか。

②参加人数の向上
→現状、社員の参加率は65%。理想は85%。
 社員の参加率をあげるためには、BPさんなど他のクライアントに
  もっと来てもらうにはどうしたらいいのか。

③予算の最適化
→現状、食品が余っている=お金がムダになっている。
 ここから過不足無しの状態にするにはどうしたらよいのか。

この先は各改善ポイントごとチームに分かれ、現状の対策・課題を考え発表していきます。

各チームでPDCA体験!

「満足度をあげる当日運営」チーム

各担当ごとチームに分かれ、まずはテーマの確認から始めます。
その後、現状分析を行い課題を抽出していきます。
そして課題から考えられる対策を練り、作成した対策の効果やコストを導出しました。

最終的に、導出した対策はコストと効果のマトリクスに分布していきます。

コストと効果のマトリクス図

チームごとの結果を発表

代表者がチームの意見を発表

最後はチームごとの結果を発表し、意見交換します。
例えば予算の最適化チームから、以下の意見が挙がりました。

①テーマ
予算の最適化

②現状の課題
1人あたり○○円×人数
という予算ありきで買っているため、適切な量を購入できずに、食料が余ってしまう。

③課題に対する対策
1人あたり○○円ではなく、1人あたり○○グラムという量で決める。
今回の実績(参加人数/買った量/余った量)を元に、1人あたりの適切なグラム数を算出する。
(買った量 – 余った量)÷参加人数

④対策の効果
大:適切な量を購入できるため、食材に過不足がなくなり無駄がない。

⑤対策のコスト
中:実績を正確に把握する作業工数がかかる。
急遽参加する人への対策として、不足した場合に備えて、近くで追加購入できる会場選びも必要。

おつかれさまでした

今回のエクササイズは、「学び続ける」を大切にする文化の中で、日頃の業務にもPDCAの体験を活かせるよう練習をしてみました。
普段意識をしないとできないことですが、こうした練習する機会があると嬉しいですね。

是非この体験を活かして、日々の業務においてもPDCAを回していきましょう!